Тайм-менеджмент: 15 эффективных техник и инструментов для управления временем
Есть два вида отношений со временем. Первый — успеваю всё и хочу еще больше. Второй — успеваю не всё, но надо это исправить. В обоих случаях уместны правила эффективного распределения времени, чтобы управлять личной продуктивностью. Какие инструменты будут при этом наиболее полезны — рассказываем в статье.
Что такое тайм-менеджмент
Правила организации времени складывались на протяжении всего XX века. В России над ними начали работать А. К. Гастев и П. М. Керженцев, на Западе — Фредерик Тейлор и Генри Форд. В 1966 году в США вышла в печать книга Питера Друкера «Эффективный управляющий». В ней были подробно описаны основные принципы тайм-менеджмента для руководителя. В постсоветской России самым известным экспертом в этой сфере считается Глеб Архангельский: он основал школу управления временем, разработал соответствующую стратегию, отвечал за внедрение ее принципов и инструментов в нескольких российских ВУЗах.
Все специалисты делают упор на практические рекомендации, и мы следуем их примеру.
Зачем нужен тайм-менеджмент в жизни
Организация времени бывает коллективной и индивидуальной. Первое — это расписания, графики, разнарядки… Второе — это умение совмещать личные цели, планы и биологические ритмы с общественными. Это несложно, если знать базовые правила и техники контроля времени.
Руководителю они помогают справиться с большой интеллектуальной нагрузкой. А что дают обычному человеку?
-
Избавление от переработок.
-
Контроль над происходящим.
-
Уверенность в своих силах.
-
Понимание своих истинных возможностей.
Больше отдыхать, меньше уставать, сосредоточиться на главных целях, уметь планировать и перестраиваться — это тоже про искусство управления временем. Начать можно с применения 15 простых техник.
15 простых принципов тайм-менеджмента
-
Вписывайте предстоящие дела в to do лист. Его удобно разделить на три уровня:
-
задачи ближайшей недели — то, что следует сделать в течение ближайших семи дней;
-
задачи ближайшего месяца — с соответствующим сроком выполнения;
-
задачи ближайшего года — то, что нужно сделать на горизонте от двух до 12 месяцев, например, раннее бронирование авиабилетов.
Эта простая схема работает на всех этапах тайм-менеджмента. В структуре возможны варианты: например, день-неделя-месяц или неделя-месяц-полгода. Чем крупнее задача, чем больше сил она требует, тем длиннее должен быть промежуток. Нужна и отдельная «коробочка» для интересных идей с неопределенным сроком — backlog.
Бумажный или электронный перечень удобно заменить мобильным приложением для формирования списков. Оно будет всегда с вами, и вы сможете корректировать планы в любую свободную минуту
-
Пользуйтесь лекарством от прокрастинации — принципом Pomodoro (помидора). Вы ставите таймер на 25 минут и концентрируете силы на одной задаче, не отвлекаясь. После сигнала таймера делаете перерыв в 5 минут, затем засекаете следующие 25 минут. После четвертой итерации в 25 минут — большой перерыв в 20-30 минут.
25 минут — условная норма, вы вправе сделать свой личный график. Важно понять цикличность: кому-то удобнее работать короткими итерациями по 30 минут, кому-то — по часу. Перерывы также можно удлинять или сокращать. Когда вы находите свой распорядок и не меняете его, за 2-3 недели организм привыкает к рабочему ритму. Главное, не забывать про большие перерывы в 20-30 минут после каждого 3-4 захода
-
Основа нашей эффективности — учет времени. Трудно признать, что мы тратим слишком много времени на серфинг по социальным сетям или переписку по нерабочим поводам. Вот почему идея учета времени иногда вызывает отторжение. Посмотрите на это под другим углом: вы не загоняете себя в рамки, вы исследуете свои возможности.
В Google Sheets есть бесплатные шаблоны, которые можно использовать и для гибкого планирования, и для учета личного времени
5. «Нерабочие» дела — это дополнительный труд. Заказать доставку еды, выбрать новый ноутбук, даже просто вынуть тарелки из посудомойки — это тоже требует времени и сил. Но бытовой менеджмент часто кажется ничего не значащей мелочью, хотя при попытке совместить его с рабочими задачами времени уходит больше, а качество на выходе получается хуже. Чтобы успеть выполнить всё намеченное без ошибок, нужно несколько дней максимально честно записывать, какую часть дня вы тратите на занятия, не связанные с работой.
6. Определите хронометраж задач. Мы автоматически отмечаем, сколько времени расходуется на дорогу от дома до работы и обратно. А сколько длится каждая рабочая операция? А выбор новых наушников или сравнение инвестиционных предложений — ведь мы уже выяснили, что это тоже работа? В этом легко убедиться, если вести дневник времени. Он похож на дневник питания: каждые 3-4 часа вы отмечаете, чем были заняты в этот период, с указанием, сколько времени потрачено на каждое дело.
Исследования подтверждают: те, кто хронометрирует свои задачи, относятся ко времени более осознанно. Зная продолжительность всех регулярных дел, вы состыкуете любые временные блоки внутри дня и недели. Это и есть планирование времени
7. Откладывайте всю рутину на период наименьшей продуктивности. Если вы работаете в соответствии со своими суточными ритмами, вы точно знаете, когда активность мозга снижена. В этот период стоит выполнять типовые задачи наподобие составления шаблонных писем. Так вы освободите время для отдыха и сбережете силы.
8. Используйте канбан. Это один из основных приемов классического тайм-менеджмента, в соответствии с ним работает, например, сервис Trello. Проектная доска делится на части: «планируется», «в работе», «выполнено». Одной задаче соответствует одна карточка, на ней обозначается срок и исполнитель. По мере продвижения карточка перемещается из одного столбца в другой. Канбан можно использовать в профессиональной и личной сфере. Он позволяет визуализировать не только задачу, но и все этапы ее решения.
9. Когда вас заваливает монотонная текучка, экспериментируйте с мотивацией. Есть простое упражнение для ее повышения: вспомните все сложные и неприятные задачи последней недели, с которыми вы справились хорошо. Это необязательно грандиозные дела вроде спасения людей или съемок фильма. Может быть, вы нашли способ отказаться от невыгодного заказа, сохранив хорошие отношения с клиентом. Или заказали наконец комплексные витамины, разобравшись во всех противопоказаниях и характеристиках. Все это — показатель вашего умения справляться с задачами любой величины и сложности.
10. Знаменитое «правило лягушки» работает так же. Если в начале рабочего дня «съедать лягушку», то есть выполнять как минимум одно неприятное дело, это мощная положительная мотивация. Вместо того, чтобы целый день переживать и собираться с духом, вы решаете проблему превентивно.
11. Пересмотрите стереотипы. Допустим, у вас есть реперные точки командной работы: ежедневная планерка в 10 утра по Москве и созвон внутри команды в 14.00. Между ними распорядок должен быть таким, как вам удобно. Возможно, вы наиболее продуктивно работаете не 8 часов подряд, а 4 часа утром и 4 часа вечером. Или 4 дня по 12 часов, а потом полноценно восстанавливаетесь за три дня. Это тоже относится к персональному тайм менеджменту.
12. Используйте автоматизацию. Этот принцип часто встречается в работе, например, seo-оптимизаторов: ключевые фразы можно собирать вручную и потратить на это несколько рабочих дней, а можно выгрузить их через специальный сервис и еще рассортировать по группам. И уложиться в час. Многие рутинные процессы тоже можно автоматизировать: от автоплатежей за интернет до периодического полива комнатных растений. Да, придется всё настроить и отрегулировать, но оно того стоит! Исключение — задачи, которые все время меняются. Их автоматизировать не получится (но иногда можно делегировать).
13. Стройте диаграммы отношений со временем — это интересно. И полезно: очень часто на графике наглядно видны все временные накладки. Обычно в пример приводят гистограмму Ганта, где отмечают стадии ведения проектов. Но пригодиться может не только она.
Если вы хотите понять, какие дела наиболее продолжительны — постройте столбчатую диаграмму. Среди самых высоких столбцов часто прячутся 1-2 пожирателя времени вроде соцсетей или youtube. Если вам нужно разобраться, какие операции занимают большую часть вашего рабочего дня в процентах, поможет круговая диаграмма. Одно НО: для эффективности данные нужно вносить честно и относиться к результату без эмоций
14. Анализируйте, где нужна однозадачность. Есть занятия, которые можно совмещать: например, форматировать документ и слушать аудиокнигу. И есть дела, которые требуют однозадачности, иначе качество сильно падает. Вы должны знать, где нужно один раз поработать хорошо и не отвлекаясь, чтобы потом не потратить на дополнения и правки еще столько же времени.
15. Всегда оставляйте пространство для маневра. Жесткое планирование не помогает успевать всё. Хотя бы потому, что в нашем мире есть дорожные пробки, внезапные болезни коллег, отмены и переносы мероприятий. Все модели тайм-менеджмента подтверждают: гибкое планирование лучше жесткого. Стройте список дел так, чтобы их можно было менять местами: в этом поможет точный хронометраж и матрица Эйзенхауэра.
Матрица управления временем: как организовать тайм менеджмент
34-й президент США придумал хорошую систему планирования дел. Ее назвали именем автора — матрица Эйзенхауэра. Чтобы разобраться в ней, не нужна долгая и сложная подготовка. Достаточно ручки, бумаги и линейки.
Вы чертите большой квадрат и делите его на 4 части. А затем распределяете свои дела по четырем зонам:
-
«Срочные и важные» — форс-мажоры, дедлайны, внезапные неотложные задачи.
-
«Важные и несрочные» — регулярные рабочие дела и труд на перспективу: саморазвитие, построение и поддержание отношений, обучение, тренировки.
-
«Срочные, но неважные» — в основном задачи, постановка которых зависит от вышестоящих лиц (срочно отчитаться по проекту или провести встречу).
-
«Несрочные и неважные» — простые бесполезные развлечения, а также действия, навязываемые извне, например, спам-рассылки (у Эйзенхауэра в этой категории были звонки репортеров желтой прессы).
Простейшая версия матрицы Эйзенхауэра (источник)
Уже в конце XX века матрицу Эйзенхауэра доработал Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». Его версия, более подробная, называется матрицей приоритетов. В ней указаны не только уровни распределения дел по значимости, но и итоги их выполнения.
Матрица приоритетов — часть базы, на которой может строиться планирование процессов небольшой организации или самозанятого специалиста. В ней детально прописан принцип сортировки задач по квадратам (картинка отсюда)
Матрица Эйзенхауэра эффективно работает в связке с другими техниками: принцип Pomodoro, хронометраж, учет времени, планирование нагрузки согласно суточным ритмам. Вы делите проектную доску на 4 части и в каждый квадрат вписываете рабочие задачи. В скобках указываете их продолжительность и ориентировочное время выполнения. По мере выполнения нескольких дел можно сразу стирать эти строки — и вы увидите, как квадрат освобождается.
Мифы о практическом тайм-менеджменте
Сложные задачи обязательно решать с утра.
На самом деле часть людей начинает оперативно мыслить через 2-3 часа после пробуждения. Простой пример: если с утра у вас всегда пониженное давление, нужно минимум полчаса после пробуждения, чтобы мозг начал мыслить быстрее. Планировать всю текучку надо с учетом своих особенностей.
Искусство тайм-менеджмента — для молодых, успешных и одиноких.
Тот же квадрат Эйзенхауэра и гибкое планирование вполне подходят и многодетным родителям, и активным пенсионерам. А мотивировать себя, вспоминая недавние достижения любой величины, полезно вообще всем: это связано не с социальным статусом, а с уверенностью в себе.
Идеи управления временем бесполезны, если вы занимаетесь физическим трудом.
Тоже ошибочное мнение: канбан и принцип Pomodoro вполне нормально используются в мебельных цехах и на сварочных участках. Иногда определенную технику сложно адаптировать к конкретной сфере. Это решается изучением разных направлений (к примеру, GTD, ZTD, Fresh or Fried, метод 4Д) и выбором подходящих методов.
При учете времени дела меньше пяти минут разрешается не записывать.
Если каждые 30 минут отвлекаться на 5 минут, а потом еще делать положенный перерыв в 10 минут, за целый рабочий день теряется минимум полчаса. Их можно потратить гораздо более продуктивно. Но сначала это нужно признать. Ведите хронометраж — тогда вы поймете, стоит ли записывать внеплановые перерывы или они влияют на распорядок незначительно.
Использовать все формулы и принципы нужно одновременно.
Если вы давно хотели пересмотреть образ жизни — да. Если же на большие перемены нет ресурсов и энергии, меняться лучше понемногу. С одного принципа в неделю или пяти минут в день. Это сродни привыканию к тренировкам в ослабленном состоянии: начинаем с самых простых упражнений и плавно наращиваем нагрузку.
Индивидуальный тайм менеджмент: когда он наиболее полезен
Работать без отдыха и постоянно наращивать нагрузку — это не про управление временем. Концепция тайм менеджмента помогает в достижении целей. Будет ли это позиция топ-менеджера или работа в свое удовольствие, собственный бизнес или здоровый образ жизни — решаете вы. Но для успешного тайм-менеджмента нужна определенная смелость и честность с самим собой.
Потребуется признавать свои слабости, тренировать память, быть последовательным. Придется привыкать и к неожиданным решениям: например, писать ручкой на бумаге длительность дел и план дня. Или рассчитывать свою норму эффективной нагрузки на неделю и месяц, даже если вы не токарь-станочник, а UX-дизайнер. И здесь мы подходим к самому главному: необходимо наметить свой путь и его ключевые точки.
Эффективное управление временем вполне помогает решать единичные задачи. Но лучше всего он работает, когда у вас есть система личных и профессиональных целей. Тогда вы четко видите, к чему хотите прийти. Но и здесь обязательно помнить про принцип гибкого планирования: при самом жестком распорядке важно учитывать свои личностные особенности и потребности, из которых рождается мотивация.